Przechowywanie danych w programie do zarządzania nieruchomościami.

[Jandom]

Witam, chcielibyśmy zapytać o temat związany z przechowywaniem dokumentów w programie do zarządzania nieruchomościami ( Mieszczanin) wspólnoty, która od nas odeszła.

Jesteśmy Zarządcą Nieruchomości.
Do obsługi wspólnot używamy programu Mieszczanin.
w ostatnim czasie kilka wspólnot doszło i kilka odeszło. Wspólnoty, które odeszły dalej mamy w programie, natomiast wszystkie dokumenty w tym księgowe zostały przekazane innemu zarządcy.

Pytanie: czy wspólnota, która odeszła musi być dalej przechowywana w programie Mieszczanin czy możemy ją usunąć z systemu?

Dodam, że zwiększanie ilości wspólnot w programie wiąże się z opłatami.
Dodatkowo do czasu kiedy wspólnota była u nas mamy wszystko w archiwum programu. Natomiast jak byśmy chcieli ją przywrócić lub wyciągnąć jakąś informacje z archiwum, wiązałoby się to z zajęciem kolejnego miejsca w programie. Przykładowo mamy licencje na 100 wspólnot. Jedna odchodzi i jedna przychodzi, to jak byśmy chcieli przywrócić ta, co odeszła musielibyśmy dokupić kolejny pakiet np. na 200 wspólnot.

[piotrusb]

Jeśli przekazaliście wspólnocie, czy jej nowemu zarządcy całą dokumentację, to nie tylko możecie, ale nawet, w związku z RODO (jeśli chodzi o dane osobowe), jesteście prawnie zobowiązani do wykasowania tych informacji, niezależnie od formy ich przechowywania. Jedyną podstawą dalszego przetwarzania i to tylko określonych danych może być zabezpieczenie przed roszczeniami, ale wówczas te dane nie mogą być przechowywane dłużej niż okres przedawnienia tych roszczeń.

[Jandom]

Bardzo dziękujemy za odpowiedź! Dobrze, że są tu tacy ludzie!