kto przechowuje dokumentację wspólnoty

[pawelpap]

Witam! Mam kilka pytań jako nowy członek zarządu wspólnoty ... jesteśmy po pierwszych zebraniach... kilka pytań do szanownych forumowiczów :

1. Kto trzyma oryginały uchwał wraz z protokołem ? Zarząd ? A administracji dostarczamy kserówki czy jak ?
2. Czy członek zarządu może podpisywać faktury?
3. Zmienialiśmy sposób zarządu protokołowany przez notariusza? Mam jutro debrać fakturki od notariusza i od właściciela sali gdzie było zebranie ... czy mogę się na nich podpisać jako członek zarządu ? I czy jak dostarczę te fakturki do administracji nie powinni robić mi problemu żeby je zapłacić z pieniędzy wspólnoty ?

Czekam na odpowiedzi

mod: zmiana tytułu postu

[andy]

1. Zarząd niech podejmie decyzję o sposobie gromadzenia dokumentacji. Najlepiej przechowywać dokumentację we własnym pomieszczeniu administracyjnym, można to także zlecić administratorowi lub jednemu z członków zarządu.
2. Tak.
3. To zarząd decyduje o sprawach wspólnoty, a administracja ma to wykonać. Oczywiście administrator lub księgowa może i powinni przestrzec członków zarządu jeżeli zarząd zbliża się do popełnienia błędu, ale nie mogą odmówić wykonania polecenia zarządu.

[pawelpap]

dzięki wielkie za pomoc ... a praktykowane jest że oddaje się kserówki do administracji czy raczej nie ? Aha i jeszcze jedno pytanie... bo muszę opłacić 3 pełnomocnictwa mieszkańców w urzędzie... (pełnomocnictwa były potrzebne do zmiany sposobu zarządzania wspólnotą), podjeliśmy decyzję że wszyscy się na to złozymy (mała kwota 50 zł ), pytanie teoretyczne , nie będzie problemu jak pójdę opłacę te pełnomocnictwa a następnie w administracji pojawię się z kserówkami pełnomocnictw prosząc o zwrot ?

[andy]

a praktykowane jest że oddaje się kserówki do administracji czy raczej nie ?

W zasadzie to administrator powinien przechowywać oryginały dokumentów, a członkom zarządu przekazywać niektóre kopie, np. zawartych umów lub miesięcznych wyciągów z rachunku bankowego. Ustalcie własne zasady, które możecie zmieniać w zależności od okoliczności.

muszę opłacić 3 pełnomocnictwa mieszkańców w urzędzie... (pełnomocnictwa były potrzebne do zmiany sposobu zarządzania wspólnotą), podjeliśmy decyzję że wszyscy się na to złozymy (mała kwota 50 zł)

Opłacie skarbowej podlega wyłącznie złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa w sprawie z zakresu administracji publicznej lub w postępowaniu sądowym. Od 1 stycznia 2007 r. pełnomocnictwa w innych sprawach nie podlegają opłacie skarbowej.

[wlepkumitko]

Czy w ogóle i ewentualnie jak długo prowadzący dokumentację wspólnoty , musi przechowywać protokoły z zebrań członków wspólnoty i karty głosowań ?
Chciałbym sprawdzić czy pewna uchwała była głosowana 1:1 czy udziałami /uzyskanie większości /.

[wokal79]

Obecnie wiele wspólnot ma dopiero kilkuletnią historię, więc powinny posiadać komplet dokumentów. Na pewno wspólnota musi posiadać komplet dokumentów jeśli uchwała nadal obowiązuje np. jest to regulamin rozliczania wody. W przypadku uchwał "jednorazowych" jeśli jest to uchwała z lat 90. to może z tym problem.

Najlepiej wystąpić do zarządu/zarządcy/administratora z pismem prosząc kserokopie tego dokumentu. Jeśli jest to rzecz archiwalna to może potrwać to kilka dni.

Problem archiwizacji i ewentualnego niszczenia części dokumentów powinna regulować uchwała wspólnoty, oczywiści zgodnie z obowiązującym prawem i zdrowym rozsądkiem ;-)