Dostęp do dokumentacji wspólnoty, a zasada lojalności

[piotrusb]

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 24 maja 2016 r., sygn. akt I ACa 99/16.

Właściciel lokalu wniósł o nakazanie pozwanej wspólnocie aby udostępniła mu do wglądu oraz w celu zrobienia fotokopii lub kserokopii całości dokumentacji, dotyczącej działalności wspólnoty, a w szczególności dokumentacji księgowej wraz z ewidencją, uchwał wraz z listami osób głosujących, rejestru właścicieli, protokołów z zebrań właścicieli lokali, dokumentacji podatkowej (CIT, PIT) oraz dokumentacji z kontroli przeprowadzonej w 2014 r. przez Urząd Skarbowy. Sąd Okręgowy w Szczecinie oddalił powództwo, a Sąd Apelacyjny wyrok ten podtrzymał, stwierdzając w uzasadnieniu:

Wbrew powodowi ustalenie, że praca zarządu pozwanej wspólnoty oceniana jest pozytywnie przez większość właścicieli lokali, nie jest wyłącznie wynikiem weryfikacji zeznań złożonych przez członków tego zarządu. W okolicznościach sprawy bezsporne jest bowiem, że zarząd ten corocznie otrzymywał od właścicieli lokali absolutorium, o którym mowa w art. 30 ust. 2 pkt 3 u.w.l., co przecież stanowi przewidziany prawem sposób dokonania takiej oceny. (...)

W zakresie zarzutu, że działania powoda utrudniały pracę zarządu wspólnoty, podkreślić należy, że skarżący akcentował w tym zakresie istnienie swojego materialnoprawnego uprawnienia wynikającego z art. 29 ust. 3 u.w.l., pomijając zupełnie (co oznacza, że ich nie kwestionuje) okoliczności faktyczne ujawnione w uzasadnieniu zaskarżonego wyroku, a dotyczące tego, że powód od przejścia na emeryturę co najmniej 2 razy w tygodniu zwracał się o wydawanie mu przez zarząd określonych dokumentów, nierzadko domagając się udostępniania ponownie tych samych dokumentów. Domagał się od zarządu dodatkowych ustnych wyjaśnień, które były mu, aż do zakwestionowania prawa do żądania dokumentów i wyjaśnień, co miało miejsce w roku 2014, udzielane. Powód nie zakwestionował również tego, że na przełomie maja i czerwca 2013 r., w godzinach pracy zarządu (od 17.00 do 19.00) przeprowadził kompleksową kwerendę dokumentów wspólnoty, w wyniku której zainicjował szereg postępowań (karne, skarbowe, administracyjne), które niewątpliwie także w znacznym rozmiarze czasowym absorbowały jej zarząd i które – co najistotniejsze – nie potwierdziły prawdziwości zarzutów powoda. W tych okolicznościach wniosek, że powód swoimi działaniami utrudniał pracę zarządu, w żaden sposób nie narusza reguł oceny dowodów przewidzianych w art. 233 § 1 k.p.c. Czym innym jest bowiem istnienie prawa do określonego działania (tu: prawa do kontroli pracy zarządu przewidzianego w art. 29 ust. 3 u.w.l.), czym innym zaś faktyczny sposób realizacji tego uprawnienia. (...)

Sąd Okręgowy nie stwierdził, że prawo kontroli działalności zarządu wynikające z tego przepisu jest w jakikolwiek sposób ograniczone, a co więcej nie zakwestionował również formalnego uprawnienia powoda, do realizacji tego prawa. (...)

Z puntu widzenia opisanego wyżej stanu prawnego, dla oceny zgodności dochodzonego pozwem roszczenia z klauzulami generalnymi bez znaczenia pozostają akcentowane przez skarżącego kwestie związane z przysługującym jemu prawem kontroli działalności zarządu wspólnoty. Podlegają one bowiem ocenie na płaszczyźnie przesłanek z art. 29 ust. 3 u.w.l., a zatem ustalenia podstaw odpowiedzialności pozwanej, Tymczasem istotą stosowania art. 5 k.c., jest wyłącznie weryfikacja skutków wykonania wyroku uwzględniającego powództwo, do czego niezbędne jest przecież uprzednie ustalenie, że prawotwórcze przesłanki tej odpowiedzialności zaistniały, a co w okolicznościach niniejszej sprawy - co do zasady - nie budzi wątpliwości. W tej materii Sąd Apelacyjny wskazuje jedynie na marginesie na wątpliwości dotyczące objęcia zakresem znaczeniowym art. 29 ust. 3 u.w. l., prawa do domagania kserokopii całości dokumentacji wspólnoty. Jak słusznie bowiem wskazał Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 26 września 2013 r., I ACa 355/13, prawo kontroli, o którym mowa w art. 29 ust. 3 u.w.l. nie obejmuje żądania doręczania właścicielowi lokalu kopii dokumentów księgowych wspólnoty. Zgodnie z tym przepisem mogą oni domagać się jedynie udostępniania takich dokumentów, co polega na ich okazaniu, celem zapoznania się z ich treścią. Domaganie się, aby właścicielowi lokalu doręczane były kopie wszelkich dokumentów jest ekonomicznie nieuzasadnione, wiąże się bowiem z kosztami, które obciążałyby całą wspólnotę i wymagałoby dodatkowego nakładu czasu na przygotowanie odpowiedniej ilości kopii. Skoro członkowie Wspólnoty nie przewidzieli wprowadzenia odmiennego trybu udostępniania dokumentów finansowych od wskazanego w ustawie, to powód nie ma podstaw, aby żądać wykonania czynności wykraczających poza regulację z art. 29 ust. 3 u.w.l.

W ocenie Sądu Apelacyjnego, trafnie przyjął Sąd I instancji, że objęte pozwem żądanie powoda nie może korzystać z ochrony. Narusza ono bowiem w sposób oczywisty zasadę lojalności, która wyznaczać winna wzajemne relacje nie tylko pomiędzy samymi właścicielami lokali, ale również z jej zarządem. Tymczasem realizacja żądania powoda, obejmująca – co należy wyraźnie podkreślić – żądania udostępnienia całej dokumentacji pozwanej wspólnoty, liczącej 256 członków, za cały okres jej działalności od roku 2002 r. z lojalnością, rozumianą jako działanie w interesie nie tylko powoda, ale też całej wspólnoty, nie ma nic wspólnego. Jej konsekwencją – w świetle zasad doświadczenia życiowego – musiałaby być istotna dezorganizacja pracy zarządu, który w godzinach swojego urzędowania (2 godziny dziennie) zmuszony byłby zajmować się obsługą powoda, zamiast przeznaczać ten czas na wykonywanie swoich ustawowych obowiązków. Dezorganizacja ta miałaby przy tym niewątpliwie charakter długotrwały, jeśli zważyć z jednej strony na zakres żądanych obecnie dokumentów, z drugiej zaś na czas trwania zapoznawania się przez powoda z dokumentami o znacznie mniejszym zakresie przedmiotowym, mającym miejsce w maju/czerwcu 2013 r. Okolicznością, której znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy nie sposób przecenić, jest kwestia motywacji powoda do zgłoszenia tego rodzaju żądania. ... zmierza ono w istocie do zdezawuowania pracy zarządu, z którym powód pozostaje w konflikcie. Prawo kontroli przewidziane w art. 29 ust. 3 u.w.l. niewątpliwie nie temu ma służyć. Oczywiście rację ma powód twierdząc, że w przypadku pojawienia się wątpliwości co do zgodności działań zarządu z prawem, posiada on uprawnienia do zawiadomienia o tym właściwych organów państwa. Musi on mieć wszakże świadomości tego, że zasadność kierowanych do tych organów zawiadomień może podlegać weryfikacji w kierunku ustalenia, czy to wyłącznie wzgląd na przestrzeganie prawa stanowił podstawę do ich zgłoszenia. W analizowanym przypadku oczywiste zaś jest, że zarzuty powoda kierowane w stosunku do pracy zarządu w roku 2013 nie znalazły potwierdzenia. Jeśli zaś zważyć, że obecnie powód zamierza skontrolować cała dokumentację wspólnoty, nie uzewnętrzniając – także na etapie postępowania apelacyjnego (co z uwagi na kierunek zaskarżonego wyroku było konieczne) – innych, niż opisane wyżej motywów zgłoszenia tego rodzaju żądania, stanowisko Sądu I instancji w tym przedmiocie nie może podlegać skutecznemu zakwestionowaniu. Wniosek powyższy racjonalizuje dodatkowo sama treść żądania pozwu, daleko wykraczająca – jak wskazuje jego porównanie z treścią pisma z dnia 14 listopada 2014 r. – ponad to, czego powód domagał się od zarządu przed procesem. Stanowi to bowiem, w ocenie Sądu Apelacyjnego, jednoznaczny argument wskazujący na to, że proces niniejszy traktuje on jako dalszą - tym razem już sądową – fazę jego konfliktu z zarządem, dla którego rozwiązania zgodnie ze swoimi oczekiwaniami wykorzystał on formalnie przysługujące jemu roszczenie wynikające z art. 29 ust. 3 u.w.l. W doktrynie niekwestionowany jest pogląd, że treść tego przepisu nie może być odczytywana w oderwaniu od innych przepisów u.w.l. Oznacza to, że wspomniany przepis, wprowadzając ogólne prawo właścicieli lokali do kontroli działania zarządu, nie zawiera postanowień dotyczących innego prowadzenia tej kontroli niż wspólne (zob. art. 27 u.w.l.) działania właścicieli, takie jak uregulowane w przepisach art. 30 ust. 2 pkt 3, art. 18 ust. 1 i 2a, art. 20 ust. 2, art. 26 ust. 1 i innych u.w.l. Oczywiście sprzeczne z tak definiowanym prawem wspólnym (choć realizowanym poprzez czynności indywidualne) właściciela lokalu są działania kontrolne ukierunkowane na osiągnięcie jego osobistego interesu, którego związek z dobrem wspólnoty, nie został w jakikolwiek sposób skonkretyzowany.

Przedstawione wyżej rozważania nie oznaczają oczywiście, że powodowi nie przysługuje uprawnienie do realizacji praw kontroli działalności zarządu poprzez min. domaganie się udzielenia informacji z tej działalności czy też okazania określonych dokumentów. Musi ono wszakże pozostawać w odpowiedniej proporcji do rzeczywistego i zgodnego z celami ustanowienia tego prawa, interesu nie tylko powoda, ale i całej wspólnoty. Niewątpliwie nic nie stałoby na przeszkodzie uwzględnieniu takiego żądania, jeśli odnosiłoby się ono do określonego elementu pracy zarządu, zwłaszcza jeśli byłoby to związane z możliwością podjęcia w pełni uświadomionej decyzji co do sposobu głosowania nad udzieleniem absolutorium. Żądanie takie, co wprost wynika z treści pozwu, a którym Sąd jest związany (art. 321 § 1 k.p.c.), nie zostało wyartykułowane.

http://orzeczenia.ms.gov.pl/content/$N/ ... -05-24_001

[irenalo]

Na marginesie Sąd Okręgowy zauważył, że realizacja prawo kontroli zarządu, nie powinna się odbywać ze szkodą dla Wspólnoty tj. utrudnianiem wykonywania prac zarządowi. W związku z czym za zasadne uznał ustalenie w drodze choćby uchwały właścicieli, stosownych procedur udostępniania dokumentów związanych z funkcjonowaniem Wspólnoty, przy całościowym rozważeniu możliwości techniczno-administracyjnych Wspólnoty w tym zakresie, koniecznością wykonywania swoich obowiązków przez zarząd i poszanowaniem uprawnień właścicieli wynikających z art. 29 ust. 3 u.w.l. W konsekwencji takie unormowania mogłyby doprowadzić do uniknięcia dalszych ewentualnych sporów między uprawnionym a zarządem, jak i ograniczyć ewentualne tzw. „pieniactwo”, po stronie właścicieli lokali.

I za te słowa brawa dla Wysokiego Sądu.

[Madafaka]

Jestem od listopada 2023 roku nowym właścicielem w nieruchomości 6 lokalowej ( 5 lokali prywatnych + 1 lokal gminny) . Nieruchomość jest administrowana/zarządzana(?) przez spółkę gminną. Problem polega na tym ,że chciałem z uwagi na stan nieruchomości i "uczciwość " w zarządzaniu/administrowaniu przez spółkę gminną mieś wgląd w dokumentację finansową wspólnoty, podjęte dotychczas uchwały, oraz umowy z podmiotami trzecimi (kominiarz,firma obsługi technicznej nieruchomości). Z informacji jakie otrzymałem od administratorki nieruchomością - z uwagi na to ,że jestem "świeżakiem" w wspólnocie nie mogę mieć wglądu w dotychczasową dokumentację wspólnoty do listopada 2023 (sic!!!) . Wiem z doświadczenia na własnej skórze ,że to co się wyprawia w administrowaniu spółki gminnej z wspólnotami to patologia. Kierownik spółki poinformował mnie ,że powinienem napisać pismo ,a oni po konsultacji z prawnikami przedstawią mi swoje stanowisko- sorry ,ręce opadają. Czy pismo pisać do zarządu wspólnoty o dostęp do dokumentacji czy do spółki administrującej? Wiem ,że będą schody :/
Najgorsze jest to ,że zarząd jednoosobowy nie jest obecny na miejscu - mieszka i pracuje za granicą (2 razy w roku jest w Polsce). Jak rozpocząć batalię o swoje prawa ?

[piotrusb]

1. Partnerem dla właścicieli lokali do rozmów o sprawach istotnych dla wspólnoty powinien być zarząd. To zarząd podejmuje decyzje (w sprawach leżących w zakresie zwykłego zarządu nieruchomością wspólną - samodzielnie, w sprawach przekraczających ten zakres - na podstawie upoważnienia w uchwale wspólnoty). To zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali (art. 21 ust. 1 ustawy o własności lokali). Administrator powinien wobec zarządu pełnić rolę służebną, doradczą i opiniodawczą. Podejmuje on codzienne, techniczne czynności z zakresu administracji i wykonuje polecenia zarządu; nie ma natomiast prawa podejmować żadnych istotnych dla wspólnoty decyzji, bo to jest kompetencją zarządu.

2. Sytuacja, w której członek jednoosobowego zarządu przebywa na stale za granicą i w Polsce bywa incydentalnie jest głęboko patologiczna, bo taka osoba nie ma możliwości rzetelnego pełnienia swojej funkcji i jest figurantem. Powinniście jak najszybciej to zmienić - odwołać tę osoba i wybrać nowy zarząd.

3. Odpowiedź, którą przesłał ci administrator świadczy albo o tym, że kompletnie nie ma on pojęcia o podstawowych zasadach prawnych dotyczących wspólnot mieszkaniowych, albo też usiłuje coś ukryć.

4. W doktrynie i orzecznictwie zgodnie przyjmuje się, że prawo dostępu do dokumentacji wspólnoty dla każdego jej członka wynika bezpośrednio z art. 27 zd. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, zgodnie z którym każdy właściciel lokalu ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną oraz art. 29 ust. 3 uwl stanowiącego, iż prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi lokalu. Świadoma i oparta o merytoryczne przesłanki realizacja przez członków wspólnoty uprawnień zapisanych w powyższych regulacjach wymaga nieskrępowanego dostępu do dokumentacji wspólnoty (wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 30 grudnia 2015 r., sygn. akt I ACa 706/15). Także zgodnie z wyrokiem NSA z 15 października 2019 r. (sygn. akt I OSK 2148/17) właściciele lokali mają prawo wglądu do dokumentacji wspólnoty i również przepisy RODO nie blokują tego uprawnienia. Tak też „Sprawozdanie z działalności Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) w roku 2017”, str. 44, oraz Interpretacja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z 16 marca 2022 r. A zatem zasłanianie się przez administratora przepisami przy odmowie udostępnienia właścicielowi lokalu dokumentów wspólnoty jest naruszeniem prawa.

5. Kompletną bzdurą jest informacja, że możesz ewentualnie mieć dostęp do dokumentacji wspólnoty tylko od momentu zakupu lokalu. Na nowym właścicielu ciążą obowiązki wynikające z uchwał podjętych zanim nabył on lokal (np., choć nie tylko, wysokość zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną) i choćby z tego względu ma on prawo dostępu do całej dokumentacji wspólnoty. Linia orzecznictwa sądowego jest tu całkowicie jednolita. Np. Sąd Okręgowy w Słupsku w postanowieniu z 12 czerwca 2013 r., sygn. akt IV Cz 307/13 stwierdził, iż zarząd lub zarządca wspólnoty ma obowiązek udostępnić właścicielowi lokalu całość posiadanej dokumentacji poprzez zapewnienie mu nieskrępowanej możliwości jej przeglądania, robienia zdjęć, skanowania i robienia odpisów, przy czym pojęcie „sporządzania notatek i odpisów” należy interpretować szeroko i skoro strona może przeglądane dokumenty utrwalać w formie ręcznych odpisów, notatek i zdjęć wykonanych przyniesionym aparatem fotograficznym, to nie ma przeciwskazań, by to samo uczyniła za pomocą kserokopiarki czy w inny sposób.

6. Właściciel lokalu oprócz wglądu może też żądać kopii dokumentów. Obowiązkiem zarządcy jest umożliwienie członkom wspólnoty sprawowanie kontroli jego działalności i to właściciel lokalu powinien decydować, czy w tym celu wystarczy mu pokazanie dokumentów, wykonanie kserokopii, umożliwienie wykonanie ich zdjęcia, czy też zeskanowania. Wspólnota (a nie administrator) może natomiast określić w uchwale warunki wydawania kopii dokumentów, przy czym powinny one uwzględniać czas i nakłady niezbędne do sporządzania kopii oraz ich dystrybucji (wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 26 września 2013 r., sygn. akt I ACa 355/13).

7. Zażądaj pisemnie od administratora dostępu do dokumentacji z wyznaczeniem terminu. Powołaj się na powyższe argumenty. Zaznacz, że nie udostępnienie dokumentów jest przestępstwem, za które grozi odpowiedzialność karna. Możesz przytoczyć poniższy fragment wyroku Sądu Rejonowego w Toruniu z 19 maja 2016 roku, sygn. akt II K 764/15:

W okresie od marca 2014 roku do 16 czerwca 2014 roku oskarżona nie wydała, mimo kierowanych wezwań i żądań dokumentacji, którą nie miała prawa wyłącznie rozporządzać, to jest dokumentów uzyskanych i wytworzonych w związku ze sprawowaniem zarządu nad nieruchomościami w T. przy ul. (...) i ul. (...), czym działała na szkodę J. B.
Sąd uznaje oskarżoną K. Ż. za winną popełnienia zarzucanego jej czynu, to jest przestępstwa z art. 276 kk w zw. z art. 4 § 1 kk i za to na podstawie art. 276 kk wymierza karę 4 (czterech) miesięcy pozbawienia wolności;
Drugi przypisany oskarżonej czyn polegał na nie wydaniu, mimo kierowanych wezwań i żądań, dokumentacji, którą oskarżona nie miała prawa wyłącznie rozporządzać. Czynność sprawcza w postaci niewydania dokumentu nie została ujęta jako znamię czynu zabronionego określonego w art. 276 kk. W orzecznictwie Sądu Najwyższego utrwalony został jednak pogląd, iż zaprzeczenie posiadaniu dokumentu i przetrzymywanie oraz niewydanie go, mimo żądania osobie uprawnionej, może stanowić ukrywanie dokumentu w rozumieniu art. 276 KK (wyrok SN z 9 sierpnia 2000 r., sygn. akt V KKN 208/00). W niniejszej sprawie oskarżona wprawdzie nie zaprzeczała posiadaniu dokumentów uzyskanych i wytworzonych w związku ze sprawowaniem zarządu nieruchomościami pokrzywdzonej, jednak umyślnie przetrzymywała je i nie wydała ich, pomimo żądań J. B., co również wypełnia znamiona czynu zabronionego z art. 276 kk w zw. z art. 4 § 1 kk.

[Madafaka]

Dziękuję za odpowiedź. Wiedza jaką posiadam jest tożsama z informacjami jakie mi przedstawiłeś. Ale ... warto rozmawiać i pytać się ,bo niewiedza lub zła interpretacja przepisów to kompromitacja. Cieszę się ,że ustawodawca pomyślał o mnie i jeszcze 3 lata temu byłbym w małej wspólnocie czyli KC, KPC teraz duża wspólnota czyli pełnia UoWL. Być może osoby pracujące w roli administratora nie są szkoleni z nowych przepisów albo to tylko ignorancja,indolencja lub po prostu zwykła ludzka głupota. Traktowanie właściciela jak intruza to początek końca tej administracji. Nie byłbym taki dociekliwy gdyby nie dotychczasowe doświadczenie z spółką gminną. 13 lat temu byłem w innej wspólnocie (20 lokali), zarząd jednoosobowy i problemy finansowe wspólnoty. Okazało się że wspólnota była administrowana patologicznie , braki w dokumentacji, faktury zawyżane, zarząd figurant i wszechwładztwo spółki gminnej. Wszedłem do zarządu, "wyautowałem" poprzedni zarząd, audyt i zmiana administratora. Była to ciężka i odpowiedzialna praca ,ale nowy zarząd 3 osobowy+nowy administrator i wspólnota stanęła na równe nogi. Inwestycje w termomodernizację a przede wszystkim rzeczowa konstruktywna rozmowa z administratorem. Tego sobie i innym życzę

[piotrusb]

Powodzenia