Osiedle segmentów jednorodzinnych - administracja, pierwsze zebranie

[pawelo]

Witam serdecznie,

Kilka słów wprowadzenia:
W zeszłym roku kupiłem segment (wyodrębniony lokal mieszkalny) na osiedlu kilkunastu nowych segmentów jednorodzinnych ogrodzonych wspólnym ogrodzeniem, bramą i furtką, ze wspólną drogą osiedlową i pasem wspólnej zieleni. Jest to 5 osobnych budynków wybudowanych na kilku połączonych działkach.
Jak rozumiem, z mocy prawa tworzymy wspólnotę mieszkaniową.
W akcie notarialnym powierzyliśmy zarząd nad częściami wspólnymi przedstawicielowi dewelopera.
Teraz chcemy zwołać ogół właścicieli na zebranie w celu zmiany zarządu oraz podjęcia innych decyzji ważnych dla mieszkańców. Wiem, że odwołanie obecnego zarządu musi mieć formę notarialną.

1. Jaka jest praktyka rynkowa - czy podobne wspólnoty zatrudniają zawodowego administratora czy radzą sobie bez niego? Wspólnych mediów nie mamy na chwilę obecną prawie żadnych - poza prądem do bramy, furtki i oświetleniem drogi osiedlowej (pewnie minimalne zużycie). Każdy ma osobną umowę na prąd, wodę, gaz, śmieci. Nie ma wspólnych klatek schodowych, a każdy dba o porządek przed własnym wejściem. Dlatego chcemy uniknąć dodatkowego kosztu w postaci wynagrodzenia administratora.

2. Czy nasza wspólnota ma nadany numer NIP/REGON? Gdzie można go sprawdzić?

3. Deweloper przygotował wspólną wiatę śmietnikową, w której mieszkańcy trzymają worki ze śmieciami. Jest to jednak uciążliwe ze względu na ilość śmieci segregowanych (przede wszystkim papier i plastik), które odbierane są tylko raz w miesiącu. Czy możliwe jest aby odbiór śmieci był wspólny tak, jak w przypadku mieszkania w bloku (z dużego wspólnego kontenera)? Urzędnicy w nieformalnej rozmowie twierdzą że nie jest to prawnie możliwe.

4. Chcemy ustalić zaliczkę eksploatacyjną (na prąd do bramy i oświetlenia) i zaliczkę na fundusz remontowy (na wypadek gdy brama ulegnie awarii albo trzeba będzie naprawić ogrodzenie). Rozumiem, że potrzebna jest do tego uchwała podjęta większością głosów?

5. Czy potrzebujemy ubezpieczenia części wspólnych? W praktyce każdy z mieszkańców na jakieś ubezpieczenie swojego lokalu.

[piotrusb]

Jak rozumiem, z mocy prawa tworzymy wspólnotę mieszkaniową.

Tak, ale tylko wtedy, gdy wszystkie segmenty są na jednej i tej samej działce; chodzi o działkę wpisaną w księdze wieczystej, taka działka może obejmować kilka działek geodezyjnych.

Ad. 1. To Wasza decyzja. Nie ma żadnego obowiązku zatrudniania administratora.

Ad. 2. To nie dzieje się automatycznie. Musicie (macie taki obowiązek prawny), jako wspólnota o to wystąpić.
Obowiązek zgłoszenia REGON powstaje - 14 dni od powstania wspólnoty. Art. 62.4 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz.U. z 1995 r. nr 88, poz. 439):

Osoby prawne, jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej i osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek zgłaszania do rejestru REGON bezpośrednio w urzędzie statystycznym województwa, na którego terenie mają siedzibę, odpowiednio: wniosku o nadanie numeru identyfikacyjnego - w ciągu 14 dni od dnia powstania podmiotu, wniosku o zmianę cech objętych rejestrem - w ciągu 14 dni od zaistnienia zmiany oraz wniosku o skreślenie z rejestru - z dniem zaprzestania działalności.

NIP - ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681):

Art. 2.1. Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu oraz otrzymują numery identyfikacji podatkowej, zwane dalej "NIP"

Obowiązek zgłoszenia powstaje:

...nie później niż w terminie złożenia pierwszej, od dnia wejścia w życie ustawy, deklaracji dotyczącej zaliczki na ten podatek

(art. 6.2 ustawy o NIP).

Aby uzyskać REGON należy złożyć w urzędzie statystycznym wypełniony formularz RG-1 „Wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej lub o zmianę cech objętych wpisem".
Posiadanie REGON-u jest "obowiązkiem statystycznym" (art. 30 pkt. 1 ustawy o statystyce publicznej). Za odmowę wykonania obowiązku statystycznego grozi kara grzywny (art. 57 ustawy jak wyżej).
NIP - niedokonanie w terminie zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacji objętych nim danych albo też podanie w nim danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym lub niepełnych, podlega grzywnie (art. 81. § 1 Kodeksu karnego skarbowego).

Ad. 3. To decyzja władz gminy, więc nie możecie ich zmusić. Poza tym pamiętajcie, że przy zbiorowym odbiorze śmieci, jeśli choć jedna osoba ich nie segreguje lub robi to niewłaściwie, to konsekwencje (dużo wyższa opłata) poniosą wszyscy.

Ad. 4. Jeśli jesteście dużą wspólnotą (powyżej 3 lokali) - to tak.

Ad. 5. Na pewno od odpowiedzialności cywilnej, bo wystarczy, że ktoś się potknie na oblodzonym chodniku i będziecie musieli zapłacić odszkodowanie, a te potrafią obecnie sięgać dziesiątek tysięcy złotych, a w niektórych przypadkach może do tego dojść dożywotnia renta dla osoby poszkodowanej.

Bardzo istotne jest natomiast, czy chodniki, bramy itp. są częścią nieruchomości wspólnej (całej wspólnoty), czy też, co bardzo często się zdarza na osiedlach segmentów, współwłasnością (tzw. kodeksową) wszystkich właścicieli. W zależności od formy własności są tu różne regulacje prawne i różne zasady odpowiedzialności.

[irenalo]

Dlatego proszę zajrzeć do aktu notarialnego i przeczytać co się dokładnie kupiło. Jeśli droga stanowi odrębny przedmiot własności, to w akcie notarialnym powinno być o tym napisane.
Jeśli kupiło się lokal mieszkalny wraz z udziałem w gruncie i cześciach wspólnych budynku, to powinny być 2 księgi wieczyste. Jedna na lokal, druga gruntowa. W gruntowej powinien być podany numer (y) dzialki geodezyjnej.
Na geoportalu można sobie sprawdzić owe działki, żeby zobaczyć granice własności.

https://przegladarka-ekw.ms.gov.pl/eukw ... sowe=false

https://mapy.geoportal.gov.pl/mobile/

[irenalo]

Numer Regon i NIP powinien załatwić zarządca. Na jakie konto wpłacacie zaliczki? Bo jeśli na konto wspólnoty, NIP i Regon już jest. Zawsze możecie o to zapytać zarządcę.
Żeby zmienić sposób zarządu z powierzonego na ten zapisany w ustawie, musicie podjąć uchwałę PROTOKOŁOWANĄ przez notariusza o zmianie sposobu zarządu. Wystarczy większość liczona wg udziałów. Potem należy wypiwiedzieć umowę zarządcy i wybrać zarząd.

[pawelo]

Dziękuję za odpowiedzi.

Mamy 2 księgi wieczyste - jedna na wyodrębniony lokal, druga na grunt - obejmujący kilka działek z geoportalu, w którym mamy udział liczony powierzchnią użytkową.
Nie wpłacamy żadnych zaliczek, zarządca jest wyłącznie formalny w akcie notarialnym, nie mamy z nim żadnej umowy, nie założył wspólnego konta.

Rozumiem, że czym innym jest uchwała o zmianie sposobu zarządu (ta musi być protokołowana notarialnie), a czym innym uchwała o zmianie zarządu (nie musi).
I musimy podjąć najpierw jedną a potem drugą.
Zgadza się?

Jak odbywa się protokołowanie przez notariusza uchwały o zmianie sposobu zarządu, czy notariusz jest fizycznie obecny przy podejmowaniu tej uchwały na zebraniu?

[piotrusb]

Jak odbywa się protokołowanie przez notariusza uchwały o zmianie sposobu zarządu?

Członkowie wspólnoty oddają głosy pod uchwałą w obecności notariusza. Następnie notariusz sporządza akt zawierającego protokół potwierdzający prawidłowe podjęcie uchwały.

Czy notariusz jest fizycznie obecny przy podejmowaniu tej uchwały na zebraniu?

Może tak być, ale też, jeśli jest problem z obecnością na zebraniu, właściciele mogą oddać głos w kancelarii notarialnej lub można umówić się z notariuszem na dyżur, czy dyżury we wspólnocie. Każdy głos na taką uchwałę musi być oddany w obecności notariusza. Oczywiście są to dodatkowe koszty.

Rozumiem, że pozostałe uchwały mogą być już podejmowane w zwykłym trybie, bez notariusza?

Tak.