Korespondencja pomiędzy członkami wspólnoty, a zarządem i przepisy o ochronie danych osobowych

[Trexinos]

Opiszę najpierw w skrócie sprawę: budynek ponad 100 mieszkań, ponad połowa jest wynajmowana, większość właścicieli mieszkających w budynku i/lub chodzących na zebrania chce odwołać obecny zarząd i powołać nowy z powodu wielu nieprawidłowości. Było zebranie, zarząd będzie zbierał teraz dalej głosy w trybie indywidualnego zbierania głosów.

Zarząd posiada aktualne informacje kontaktowe od większości właścicieli, wykorzystując te dane wysłali pismo do wszystkich członków wspólnoty, w którym zaatakowali kandydatów do nowego zarządu, dopuścili się szeregu kłamstw i manipulacji i na koniec wprost ostrzegli przed oddawaniem głosów na nowych kandydatów. Są paragrafy na wiele rzeczy z tego pisma, ale wszystko jest ścigane z oskarżenia prywatnego, sprawy w sądach będą trwały latami. Pytanie moje jest takie, czy tego typu korespondencja nie jest naruszeniem ustawy i/lub rozporządzenia o ochronie danych osobowych? Żaden z członków wspólnoty, przekazując swoje aktualne dane kontaktowe, nie wyrażał żadnej dodatkowej zgody na przetwarzanie danych, tak że zarząd może je przetwarzać tylko w podstawowym zakresie, który jest regulowany przepisami prawnymi. Moim zdaniem tego typu pisma nie mieszczą się w tym zakresie, swoje stanowisko mogą przedstawiać na zebraniach, tak jak reszta wspólnoty. Zarząd oczywiście nie udostępnia danych kontaktowych innym członkom i nie pozwalają nam na przesłanie odpowiedzi do tego pisma za ich pośrednictwem. Właściciele, którzy nie mieszkają w budynku i nie chodzą na zebrania dostają pismo z jednostronną wersją wydarzeń, zaraz potem kolejne pismo z kartą do głosowania, a my możemy jedynie się sądzić latami z zarządem. Oczywiście rozmawialiśmy też z wynajmującymi, spora część jest zainteresowana sprawą i nas wspiera, ale w większości przypadków wynajem jest za pośrednictwem agencji i nie mają bezpośredniego kontaktu z właścicielem, przekazali swoje uwagi do agencji, niestety brak jakiejkolwiek odpowiedzi i nie wiemy nawet czy agencje to przekazały właścicielom.

Zacząłem się zastanawiać czy nie mogę złożyć skargi do PUODO z powodu nieprawidłowego przetwarzania danych osobowych przez zarząd wspólnoty, odpowiedź jest zazwyczaj w ciągu miesiąca. Pytanie czy mam podstawy do tej skargi, może jest tu ktoś zorientowany w tego typu sprawach?

[piotrusb]

Nie widzę tu naruszenia RODO, ani podstawy do skargi do Prezesa UODO. Wspólnota reprezentowana przez zarząd z mocy ustawy (uwl) ma prawo przetwarzać takie dane osobowe właścicieli jak imię, nazwisko i adres lokalu we wspólnocie. Inne dane np. adres korespondencyjny, telefon, e-mail mogą być przetwarzane po uzyskaniu zgody właściciela tych danych. Jeśli więc dany właściciel udostępnił swoje dane i wyraził zgodę na otrzymywanie korespondencji od zarządu (taka zgoda musi być jednoznaczna i weryfikowalna, nie może być domniemana), to zarząd ma prawo wysyłać korespondencję.

Natomiast nie jest prawdą, że PUODO udzieli odpowiedzi w ciągu miesiąca. Urząd jest zawalony tysiącami takich skarg i często kilka miesięcy upłynie do podjęcia jakiegokolwiek czynności, przy czym w pierwszej kolejności PUODO zwróci się do zarządu o udzielenie wyjaśnień. Jeśli zarząd nie odpowie wyznaczany jest kolejny termin. Najczęściej urząd zażąda potem kolejnych wyjaśnień od stron i w rezultacie decyzja zapada po wielu miesiącach. Nawet gdyby PUODO w tym przypadku, co moim zdaniem nieprawdopodobne, uznałby, że doszło do naruszenia, to najprawdopodobniej nakazałby na przyszłość zaniechania takich praktyk, więc nic by Ci to nie dało.

[piotrusb]

Natomiast możecie sami zbierać głosy pod uchwałą o odwołaniu zarządu. Więcej przeczytasz w wątku;
viewtopic.php?f=12&t=14104

[Trexinos]

Dziękuję za odpowiedź, napisałem jeszcze post w tamtym temacie. Trochę zasmuciłeś mnie już samą informacją, że nie ma co liczyć na odpowiedź w ciągu miesiąca, na stronie rządowej dot. tego typu skargi jest informacja, że "Twoja skarga zostanie rozpatrzona w ciągu miesiąca. Termin może się wydłużyć do 2 miesięcy (dostaniesz o tym informację).", tak że liczyłem, że się tego trzymają. Natomiast sam nakaz zaniechania tego typu praktyk też byłby bardzo dobry, bo to już nie pierwsze tego typu pismo, które rozsyłają.

Mam jeszcze dodatkowe pytania:

wyraził zgodę na otrzymywanie korespondencji od zarządu (taka zgoda musi być jednoznaczna i weryfikowalna, nie może być domniemana)

no właśnie, dane to kontaktu, adresy do doręczeń pism, były w większości podawane ustnie, telefonicznie albo osobiście, firma administrująca nasz budynek się tym zajmuje w większości przypadków. Z tego co mi wiadomo nikt nie wyrażał konkretnej zgody, administrator poprosił o dane kontaktowe i ewentualny inny adres do doręczeń pism i ludzie po prostu podawali takie dane ustnie. Dla mnie w domyśle, te dane mogą służyć tylko do zawiadomień o zebraniach, przesyłania uchwał, sprawozdań, dane te nie powinny być używane do przesyłania prywatnych opinii członków zarządu, jeśli prawo na takie coś pozwala, to absurdem jest dla mnie, że inni członkowie wspólnoty nie mogą tak samo przesyłać swoich pism, z wykorzystaniem tych danych.

Dodam jeszcze, że we wspomnianym piśmie, zarząd poinformował, że jeden z kandydatów nie mieszka w budynku i że jego lokal jest obecnie niezamieszkały, informacja nie była podawana publicznie, wiedział o tym tylko zarząd oraz administracja. A sam zarzut też jest zabawny, bo przewodnicząca zarządu również nie mieszka w budynku, ale tym się już nie chwali. To już chyba jest naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, ale zgłosić to może tylko osoba pokrzywdzona, próbuję ją namówić, żeby tak tego nie zostawiła, ale nie wiem co z tego wyjdzie. Mnie oburza tutaj głównie informacja o niezamieszkałym obecnie lokalu, przecież to jest informacja jak dla złodzieja, że może spokojnie się włamywać.

[piotrusb]

...na stronie rządowej dot. tego typu skargi jest informacja, że "Twoja skarga zostanie rozpatrzona w ciągu miesiąca. Termin może się wydłużyć do 2 miesięcy (dostaniesz o tym informację).", tak że liczyłem, że się tego trzymają. Natomiast sam nakaz zaniechania tego typu praktyk też byłby bardzo dobry, bo to już nie pierwsze tego typu pismo, które rozsyłają.

To teoria. W ostatnim Biuletynie PUODO urząd sam przyznaje, że wobec braku oddziałów terenowych i zalewu skarg, w tym wielu kompletnie bezpodstawnych i wielu obarczonych błędami formalnymi, nie jest w stanie dotrzymać tych terminów. Ponadto, tak jak pisałem, pierwszym krokiem w tego typu sprawach jest zwrócenie się do strony lub stron o udzielenie wyjaśnień, a nie podjęcie decyzji.

dane to kontaktu, adresy do doręczeń pism, były w większości podawane ustnie, telefonicznie albo osobiście

Tym niemniej właściciele podawali je dobrowolnie, więc nie ma tu o co się zaczepić.

Dla mnie w domyśle, te dane mogą służyć tylko do zawiadomień o zebraniach, przesyłania uchwał, sprawozdań, dane te nie powinny być używane do przesyłania prywatnych opinii członków zarządu,

Tak, ale zarząd zawsze może argumentować, że przekazuje informacje ważne dla wspólnoty, nawet jeśli są to subiektywne opinie samego zarządu. Żeby to zakwestionować zgoda musiałaby precyzyjnie określać przesyłania jakich konkretnie informacji dotyczy.

absurdem jest dla mnie, że inni członkowie wspólnoty nie mogą tak samo przesyłać swoich pism, z wykorzystaniem tych danych

Niekoniecznie. Właściciel może przekazać swoje dane kontaktowe zarządowi i/lub administracji, aby otrzymywać od nich informacje dotyczące wspólnoty, natomiast niekoniecznie może sobie życzyć udostępniania tych danych wszystkim pozostałym właścicielom. którzy mogą zasypywać go niechcianą korespondencją.

To już chyba jest naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, ale zgłosić to może tylko osoba pokrzywdzona, próbuję ją namówić, żeby tak tego nie zostawiła, ale nie wiem co z tego wyjdzie

Nic nie wyjdzie. Członkiem zarządu może zostać dowolna osoba, także nie mieszkająca we wspólnocie, a nawet nie będąca jej członkiem, ale właściciele lokali do oddania głosu na uchwałę o wyborze zarządu mają prawo wiedzieć, czy kandydat mieszka we wspólnocie, bo może to być dla nich istotny argument przy podjęciu decyzji odnośnie głosowania za lub przeciw.