Wspólnota Mieszkaniowa

Witam, chcielibyśmy zapytać o temat związany z przechowywaniem dokumentów w programie do zarządzania nieruchomościami ( Mieszczanin) wspólnoty, która od nas odeszła.

Jesteśmy Zarządcą Nieruchomości.
Do obsługi wspólnot używamy programu Mieszczanin.
w ostatnim czasie kilka wspólnot doszło i kilka odeszło. Wspólnoty, które odeszły dalej mamy w programie, natomiast wszystkie dokumenty w tym księgowe zostały przekazane innemu zarządcy.

Pytanie: czy wspólnota, która odeszła musi być dalej przechowywana w programie Mieszczanin czy możemy ją usunąć z systemu?

Dodam, że zwiększanie ilości wspólnot w programie wiąże się z opłatami.
Dodatkowo do czasu kiedy wspólnota była u nas mamy wszystko w archiwum programu. Natomiast jak byśmy chcieli ją przywrócić lub wyciągnąć jakąś informacje z archiwum, wiązałoby się to z zajęciem kolejnego miejsca w programie. Przykładowo mamy licencje na 100 wspólnot. Jedna odchodzi i jedna przychodzi, to jak byśmy chcieli przywrócić ta, co odeszła musielibyśmy dokupić kolejny pakiet np. na 200 wspólnot.

Jeśli przekazaliście wspólnocie, czy jej nowemu zarządcy całą dokumentację, to nie tylko możecie, ale nawet, w związku z RODO (jeśli chodzi o dane osobowe), jesteście prawnie zobowiązani do wykasowania tych informacji, niezależnie od formy ich przechowywania. Jedyną podstawą dalszego przetwarzania i to tylko określonych danych może być zabezpieczenie przed roszczeniami, ale wówczas te dane nie mogą być przechowywane dłużej niż okres przedawnienia tych roszczeń.

Bardzo dziękujemy za odpowiedź! Dobrze, że są tu tacy ludzie!